Conseils pour bien estimer le budget alloué à son événement en amont

Si la créativité et les lieux se font de plus en plus modulables pour que vos événements soient une réussite, la question du budget constitue un facteur d’échec récurrent. Il est important de considérer que la grande majorité des décisions qui seront prises en compte lors de l’élaboration de votre projet d’événement au côté d’un professionnel de l’événementiel sont directement liées au budget que vous aurez préalablement défini. C’est donc la véritable colonne vertébrale de votre événement puisqu’il va établir et influencer toutes les étapes de la conception à la réalisation de votre événement.

Si les mots mathématiques, chiffres budget et ROI ne sont pas votre tasse de thé, n’y voyez cependant pas là une étape à négliger. En effet, le budget est un outil important qui vous aidera à avoir une vision plus claire et réaliste des ressources à la fois matérielles et financières requises dans le but de mener à bien votre événement. C’est la raison pour laquelle, il est essentiel qu’il soit : Détaillé, Minutieux et Organisé.

Posez vous les bonnes questions et adoptez de bons réflexes pour vous éviter facilement de commettre les plus grosses erreurs qui pourraient affecter la réussite de votre événement. Retour sur les quelques notions à prendre en compte.

Quel type de budget ?

Tout d’abord, il est nécessaire de déterminer les options qui s’offrent à vous

Dans toutes les situations, le budget doit respecter les deux caractéristiques suivantes

Quelles ressources ?

Autre question essentielle : votre événement va-t-il générer des bénéfices directs et instantanés ?

Il faut bien déterminer en amont les bénéfices récoltés grâce à votre événement.

S’il s’agit d’une célébration de fin d’année, d’une semaine de formation ou d’un séminaire et de tout autre événement interne ; les bénéfices ne seront pas financiers mais directement liés à la motivation des employés, leur montée en compétence...

Si au contraire votre objectif est d’inviter des personnes externes à l’entreprise, il est important de chiffrer combien de personnes assisteront à votre événement. La tâche peut s’avérer délicate si le nombre de convives à un rapport direct avec les revenus générés par l’organisation de votre événement. Ainsi si vous souhaitez organiser un salon, un congrès, un lancement de produit ou tout autre événement ayant pour objectifs d’inviter des prospects ou des clients et éventuellement générer des bénéfices sur les entrées, il vous faut estimer de façon réaliste combien de personnes y assisteront. Par ailleurs, pour que l’événement soit un succès; bien au-delà des aspects organisationnels; il faut toujours trouver, au minimum, le point d’équilibre; c’est à dire pouvoir récupérer avec les revenus le capital investi dans l’événement.

Présentation du budget

Lorsque vous contactez une agence d’événementiel pour établir un devis, l’idéal est de pouvoir synthétiser votre demande sur une seule et unique feuille, en mettant en évidence sous la forme d’un encadré : le nom de votre entreprise ; la date de l’événement et les horaires de celui-ci ; le nombre de personnes attendu et toute information essentielle. De plus, il est important de considérer si un tel événement a été réalisé au cours des dernières années. Auquel cas, il est conseillé de joindre un bilan de l’événement.

FAITES APPEL A UN PROFESSIONNEL

Contrairement aux idées reçues, faire appel à une agence spécialisée dans l’événementiel est moins onéreux que de préparer soi-même son événement. Car les conseils et le savoir-faire d’un expert de ce milieu vous éviteront de bien mauvaises surprises. "Les investissements d'aujourd'hui sont les profits de demain et les emplois d'après demain" alors ne passez pas à côté d’une telle opportunité et faites confiance aux professionnels !

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