Quel type de budget ?
Tout d’abord, il est nécessaire de déterminer les options qui s’offrent à vous
- Soit votre budget est adaptable à l’événement : dans ce cas pas de problèmes, les professionnels de
l’événementiel qui vous entourent, par leurs expériences du milieu, vous guideront au mieux pour choisir
les activités, cocktail, team building… les mieux adaptés à vos besoins. Cependant, gardez les pieds sur
terre, n’oubliez pas que le but est avant tout d’atteindre des objectifs précis et définis
préalablement. Toute dépense devra donc être argumentée et réaliste.
- Soit votre événement s’adapte à votre budget : plus problématique, le budget représente une limite à
l’étendue des possibilités qui s’offrent à vous. Ce schéma s’applique en majorité à l’organisation de
formation ou d’événements internes. Dans ce cas, les organisateurs d’événements disposent de budgets
serrés et les activités seront fortement influencées par les ressources disponibles.
Dans toutes les situations, le budget doit respecter les deux caractéristiques suivantes
- Réaliste: il est important de se baser sur les résultats obtenus, s’ils existent, lors des éditions
précédentes. Si c’est la première fois, les agences d’événementiel sont là pour vous guider.
- Flexible : durant tout le processus d’élaboration et de planification vous pouvez être confronté à
certains imprévus. Il faut donc prendre en compte que le budget devra être affiner car vous n’aviez peut
être pas envisager certains aspects essentiels (budget technique, service de sécurité…).
Quelles ressources ?
Autre question essentielle : votre événement va-t-il générer des bénéfices directs et instantanés ?
Il faut bien déterminer en amont les bénéfices récoltés grâce à votre événement.
S’il s’agit d’une célébration de fin d’année, d’une semaine de formation ou d’un séminaire et de tout autre
événement interne ; les bénéfices ne seront pas financiers mais directement liés à la motivation des
employés, leur montée en compétence...
Si au contraire votre objectif est d’inviter des personnes externes à l’entreprise, il est important de
chiffrer combien de personnes assisteront à votre événement. La tâche peut s’avérer délicate si le nombre de
convives à un rapport direct avec les revenus générés par l’organisation de votre événement. Ainsi si vous
souhaitez organiser un salon, un congrès, un lancement de produit ou tout autre événement ayant pour
objectifs d’inviter des prospects ou des clients et éventuellement générer des bénéfices sur les entrées, il
vous faut estimer de façon réaliste combien de personnes y assisteront. Par ailleurs, pour que l’événement
soit un succès; bien au-delà des aspects organisationnels; il faut toujours trouver, au minimum, le point
d’équilibre; c’est à dire pouvoir récupérer avec les revenus le capital investi dans l’événement.
